Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais

1.Quem somos e a quem esta política se aplica

A Voga Serviços Contábeis respeita a privacidade e a proteção dos dados pessoais de seus clientes, colaboradores, parceiros, fornecedores, candidatos a vagas e visitantes de seus canais digitais. Esta Política de Privacidade descreve, de forma transparente, como coletamos, utilizamos, compartilhamos, armazenamos e protegemos dados pessoais, bem como os direitos que a legislação assegura aos titulares.

Esta política se aplica a todas as atividades de tratamento de dados pessoais realizadas pela Voga no exercício de suas atividades contábeis, fiscais, trabalhistas, societárias e de consultoria, inclusive por meio de seus sistemas próprios, do seu site e dos seus canais de atendimento.

2.Definições importantes

• Dado pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável, como nome, CPF, endereço, telefone e e-mail.
• Dado pessoal sensível: dado sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.
• Titular: a pessoa natural a quem se referem os dados pessoais.
• Tratamento: toda operação realizada com dados pessoais, como coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, controle, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.
• Controlador: a quem competem as decisões sobre o tratamento de dados pessoais.
• Operador: quem realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador.
• Encarregado: pessoa indicada para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
• ANPD: Autoridade Nacional de Proteção de Dados, órgão responsável por zelar pela aplicação da LGPD no Brasil.

3.Nosso papel no tratamento de dados

Pela natureza da atividade contábil, a Voga atua em dois papéis distintos, que devem ser compreendidos separadamente:

3.1 Voga como controladora

A Voga é controladora dos dados pessoais que trata para gerir sua própria atividade, por exemplo, dados cadastrais e de contato de clientes e de seus representantes legais, dados de fornecedores e parceiros, dados de candidatos a vagas de emprego, dados de seus próprios colaboradores e dados de visitantes de seus canais digitais.

3.2 Voga como operadora

A Voga é operadora quando trata dados pessoais de terceiros por conta e ordem do cliente contratante, no cumprimento do contrato de prestação de serviços contábeis. É o caso, por exemplo, dos dados de empregados, sócios, clientes e fornecedores das empresas atendidas, utilizados para folha de pagamento, admissões e desligamentos, escrituração fiscal e contábil, envio de obrigações acessórias e demais rotinas legais.

4.Dados pessoais que tratamos e de onde eles vêm

4.1 Categorias de dados

• Dados de identificação: nome completo, CPF, RG ou documento equivalente, data de nascimento, nacionalidade, estado civil, filiação, número do PIS ou NIS, CTPS e título de eleitor.
• Dados de contato: endereço residencial, telefone, celular e endereço de e-mail.
• Dados profissionais e financeiros: cargo, função, remuneração, jornada, dados bancários, dependentes para fins de imposto de renda e salário-família, benefícios e informações de rendimentos.
• Dados societários e empresariais: quadro societário, participação no capital, procurações, certificados digitais e informações de acesso a portais governamentais.
• Dados sensíveis: tratados apenas quando indispensáveis ao cumprimento de obrigação legal ou regulatória, por exemplo, informações de saúde constantes de atestados médicos, exames ocupacionais e afastamentos previdenciários, dados biométricos de registro de ponto e informação de filiação sindical para desconto em folha.
• Dados de navegação: endereço IP, data e hora de acesso, páginas visitadas, tipo de dispositivo e navegador, coletados em nosso site e sistemas.

4.2 Origem dos dados

• Fornecidos diretamente pelo titular, em formulários, contratos, atendimentos e canais digitais.
• Fornecidos pelo cliente contratante, no envio de documentos e informações necessários à prestação dos serviços.
• Obtidos de bases públicas e órgãos oficiais, como Receita Federal, Juntas Comerciais, cartórios e prefeituras.
• Gerados automaticamente pelos nossos sistemas durante a execução dos serviços.

5.Finalidades e bases legais do tratamento

Todo tratamento realizado pela Voga possui finalidade específica e base legal prevista nos artigos 7º e 11 da LGPD. O quadro abaixo resume as principais hipóteses:

Quadro de referência. Os prazos concretos observam a legislação específica de cada obrigação, conforme item 8 desta política.

6.Compartilhamento de dados pessoais

O compartilhamento ocorre apenas quando necessário ao cumprimento das finalidades declaradas, sempre limitado ao mínimo indispensável. Os dados podem ser compartilhados com:

• Órgãos públicos e entidades governamentais, por imposição legal, entre eles Receita Federal do Brasil, Secretarias de Fazenda estaduais e municipais, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social, Ministério do Trabalho e Emprego, eSocial, Juntas Comerciais e conselhos profissionais.
• Instituições financeiras, para pagamentos, recolhimentos de tributos e emissão de guias.
• Fornecedores de tecnologia, que atuam como operadores, incluindo provedores de sistemas contábeis, de armazenamento em nuvem, de assinatura eletrônica e de comunicação, todos submetidos a obrigações contratuais de confidencialidade e segurança.
• Advogados, auditores e peritos, quando indispensável à defesa de direitos ou ao cumprimento de exigência legal.
• Sindicatos e entidades de classe, nas hipóteses previstas em convenção ou acordo coletivo de trabalho.
• Terceiros indicados pelo próprio cliente ou titular, mediante solicitação formal.

7.Transferência internacional de dados

Alguns fornecedores de tecnologia utilizados pela Voga, como serviços de e-mail corporativo e de armazenamento em nuvem, podem processar ou armazenar dados em servidores localizados fora do Brasil. Nessas hipóteses, a Voga observa o disposto nos artigos 33 a 36 da LGPD, contratando fornecedores que ofereçam garantias adequadas de proteção, com cláusulas contratuais específicas de confidencialidade e segurança da informação.

8.Prazo de armazenamento e eliminação

Os dados pessoais são mantidos pelo tempo necessário ao cumprimento das finalidades informadas nesta política. Encerrado o tratamento, os dados são eliminados, salvo quando sua conservação for autorizada pelo artigo 16 da LGPD, especialmente para:

• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória, como os prazos decadenciais e prescricionais previstos na legislação tributária, trabalhista e previdenciária, e a guarda de livros e documentos contábeis exigida pela legislação comercial e fiscal;
• Exercício regular de direitos, inclusive em processo judicial, administrativo ou arbitral, até o esgotamento dos respectivos prazos;
• Uso exclusivo da Voga, vedado o acesso por terceiros e desde que os dados sejam anonimizados sempre que possível.

Documentos contábeis, fiscais, trabalhistas e previdenciários possuem prazos legais de guarda próprios, que variam conforme a natureza do documento e a legislação aplicável. A Voga observa, em cada caso, o prazo específico previsto na norma correspondente, sem antecipar eliminações que possam comprometer a defesa do cliente perante os órgãos fiscalizadores.

9.Segurança da informação

A Voga adota medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão, nos termos dos artigos 46 a 49 da LGPD. Entre elas:

• Controle de acesso por perfil, com concessão de permissões pelo princípio do menor privilégio e revisão periódica;
• Autenticação individual, senhas de complexidade mínima e registro de acessos e operações relevantes nos sistemas próprios;
• Criptografia de dados em trânsito e proteção dos ambientes de armazenamento;
• Rotinas de cópia de segurança e testes de restauração;
• Termos de confidencialidade firmados com colaboradores, estagiários e fornecedores;
• Treinamento e conscientização periódica das equipes em proteção de dados;
• Plano de resposta a incidentes de segurança, com registro, avaliação de risco e providências de contenção.

Na hipótese de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, a Voga comunicará a Autoridade Nacional de Proteção de Dados e os titulares afetados, em prazo razoável, informando a natureza dos dados envolvidos, os riscos e as medidas adotadas, conforme o artigo 48 da LGPD.

10.Direitos do titular de dados

A LGPD assegura ao titular, mediante requisição, os seguintes direitos em relação aos seus dados pessoais tratados pela Voga:

• Confirmação da existência de tratamento;
• Acesso aos dados;
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei;
• Portabilidade a outro fornecedor de serviço ou produto, observados os segredos comercial e industrial;
• Eliminação dos dados tratados com base no consentimento, ressalvadas as hipóteses de guarda obrigatória;
• Informação sobre as entidades públicas e privadas com as quais houve compartilhamento;
• Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa;
• Revogação do consentimento, a qualquer momento, por manifestação expressa;
• Oposição a tratamento realizado com fundamento em uma das hipóteses de dispensa de consentimento, em caso de descumprimento da lei;
• Revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado.

10.1 Como exercer seus direitos

O titular pode encaminhar sua solicitação ao Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais, pelos canais indicados no item 11. Para garantir a segurança das informações, a Voga poderá solicitar documentos que comprovem a identidade do requerente antes de atender ao pedido. As solicitações são respondidas nos prazos previstos na LGPD.

11.Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais

Em atendimento ao artigo 41 da LGPD, a Voga indica seu Encarregado, responsável por receber comunicações dos titulares e da Autoridade Nacional de Proteção de Dados, prestar esclarecimentos e adotar providências:

12.Site, sistemas e cookies

Ao navegar no site www.vogasc.com.br e nos sistemas disponibilizados pela Voga, podem ser coletados dados de navegação por meio de cookies e tecnologias semelhantes, com as seguintes finalidades:

• Cookies necessários: indispensáveis ao funcionamento das páginas e à manutenção da sessão autenticada do usuário. Não podem ser desativados sem prejuízo do funcionamento;
• Cookies de desempenho e análise: permitem entender como as páginas são utilizadas, de forma agregada, para melhorar a experiência de navegação;
• Cookies de preferência: armazenam escolhas do usuário, como idioma e configurações de exibição.

O usuário pode gerenciar ou bloquear cookies nas configurações do seu navegador. A desativação de determinados cookies pode limitar funcionalidades do site e dos sistemas.

13.Dados de crianças e adolescentes

A Voga não direciona seus serviços a crianças e adolescentes. Eventuais dados de menores tratados pela Voga decorrem de obrigação legal, como o cadastro de dependentes para fins de imposto de renda, salário-família e benefícios previdenciários, hipóteses em que o tratamento observa o melhor interesse do menor, nos termos do artigo 14 da LGPD.

14.Atualizações desta política

Esta política pode ser atualizada a qualquer momento, em razão de alterações legislativas, orientações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados ou mudanças nos processos internos da Voga. A versão vigente estará sempre disponível no site www.vogasc.com.br, com indicação da data da última atualização. Alterações relevantes serão comunicadas pelos canais habituais de relacionamento.

15.Legislação aplicável e foro

Esta política é regida pela legislação brasileira, em especial pela Lei nº 13.709/2018, pela Lei nº 12.965/2014 e pelo Decreto nº 8.771/2016. Fica eleito o foro da Circunscrição Judiciária de Brasília, Distrito Federal, para dirimir quaisquer controvérsias decorrentes deste documento, com renúncia a qualquer outro, por mais privilegiado que seja.

Águas Claras, Brasília, DF, 23 de julho de 2026.